Die 7 größten Fehler bei Stellenausschreibungen

In unserem Segment „Personal“ sehen wir täglich Probleme und Herausforderungen. Sowohl bei Kunden, als auch bei anderen regionalen Unternehmen treten diese auf und wiederholen sich häufig. Dies führt meistens zur Verschwendung wichtiger Ressourcen, wie Zeit und Geld. Manchmal kommt es sogar zum Verlust von Mitarbeitern und Bewerbern. Diese unnötigen Fehler können meistens jedoch leicht vermieden werden, sobald sie erkannt und abgestellt werden.

Dazu starten wir diesen Monat unsere neue Serie „7 Tipps und Tricks für Ihren Unternehmenserfolg“. Hier informieren wir in regelmäßigem Abstand über mögliche fehlerhafte Prozesse am Markt und wie sich diese vermeiden lassen. In der ersten Ausgabe sprechen wir über die 7 größten Fehler bei Stellenausschreibungen. Überdies beachten Sie bitte auch unsere Beiträge auf unserem YouTube Kanal und in den sozialen Medien XING, LinkedIn, Facebook und Instagram.

1. Falscher Stellentitel

Der Stellentitel ist der erste Kontaktpunkt jedes Interessenten mit einer Anzeige. Bei einer falschen Wahl kann es passieren, dass sich Bewerber nicht angesprochen fühlen oder die Anzeige in Suchportalen gar nicht erst angezeigt bekommen. Häufige Fehler sind z.B. interne/unübliche Stellentitel oder veraltete bzw. unklare Jobbezeichnungen. Dabei können verschiedene Online-Tools, z.B. Google Trends oder Recherchen helfen. Diese identifizieren die richtigen Suchbegriffe und bauen sie in den Stellentitel ein. Sie sollten sich auch die Frage stellen, was der Gesuchte (m/w/d) gerne lesen möchte. So werden beispielsweise immer wieder moderne Stellentitel eingesetzt, die die gesuchten Bewerber oft nicht kennen. Es kann auch sein, dass der Lesende bezüglich der Führungsverantwortung im Unklaren gelassen wird. So werden vielmals z.B. „Marketing Manager (m/w/d)“ gesucht und in den weiteren Ausführungen keine Managerfunktionen beschrieben. Gesucht wird meist nur der Mitarbeiter für die Marketingabteilung.

Will man nun eine Leitungsfunktion, sollte man „Leitung Marketing“ schreiben oder wenn man schlicht einen Mitarbeiter sucht, sollte man „Mitarbeiter Marketing“ oder sogar spezifischer z.B. „Mitarbeiter Onlinemarketing“ schreiben, wenn speziell die Onlineaktivität im Fokus steht. Nur um kurz Lösungen in diesem Beispiel anzureißen.

2. Falsche Stellenbeschreibung

Die Beschreibung des zukünftigen Arbeitsplatzes ist in vielen Stellenanzeigen ungenügend. Hier sind häufig zwei Extrema zu beobachten: Zu kurze aber auch viel zu detaillierte Stellenbeschreibungen. Dabei ist es in der Regel empfehlenswert, nur die wichtigsten Aufgaben präzise zu beschreiben. Unregelmäßige und unwichtige Aufgaben können aus der Stellenanzeige getrost ausgelassen werden. Bei der Erstellung der passenden Stellenbeschreibung ist daher etwas Geschick und Erfahrung gefordert, um die goldene Mitte zu finden.

Auch sind hier Wünsche als solche zu kennzeichnen. Oft findet man eine Wunschliste vor, die nicht einmal der beste Kandidat in der Lage ist, vollständig zu erfüllen. Somit sollte man Zusatzwünsche als „wünschenswert“ oder „vorteilhaft“ beschreiben und nur zwingende Voraussetzungen als Forderung formulieren. Ohne die man den Bewerbenden nicht akzeptieren kann. Zu oft sehen wir, dass Bewerber mit den zu hoch gesteckten Forderungen abgeschreckt werden oder – aber eher selten – mit zu oberflächlichen Beschreibungen die Stelle uninteressant für den Bewerbenden erscheinen lassen. Auch sollte beachtet werden, dass die menschliche Passform wichtiger ist als die fachliche. Einige fachliche Themen sind durch interne Schulungen auch rasch erlernbar. Damit sind diese Themen keine zwingenden Voraussetzungen, sondern als „wäre schön“ oder „vorteilhaft“ zu kennzeichnen.

Um das Beispiel unter 1. weiter zu beschreiben. Wenn man eine „Leitung Marketing“ sucht, sollte man bei der Stellenbeschreibung dann auch die Teamgröße und Aussagen zur fachlichen und/oder disziplinarischen Führung finden. Eine Führungskraft sucht dort auch gegebenenfalls die Budgetverantwortung und weitere ihm wichtige Randbedingungen. Ein „Mitarbeiter Marketing“ hingegen wird die notwendigen Softwaretools suchen und auch die konkreten fachlichen Themen, die er oder sie bearbeiten soll. So zum Beispiel die zu bedienenden sozialen Medien.

3. Falsches Ausbildungsprofil

Der nächste Fehler schleicht sich häufig bei der Beschreibung der nötigen Ausbildung des Wunschkandidaten ein. Hier werden oft Ausbildungen gefordert, die in dieser Form oder Kombination auf dem aktuellen Markt nicht existieren oder welche es nur sehr selten gibt. Wenn beispielsweise ein Studium gefordert wird, aber das Gehaltsbudget eher nur eine Berufsausbildung mit kaufmännischer Weiterbildung hergibt. In diesen Fällen wird es schwer. Oder wenn aus der Stellenbeschreibung tiefgehende technische Kenntnisse resultieren, aber ein Industriekaufmann als Ausbildung gefordert wird. Hier schränkt man den Bewerberkreis stark ein. Das heißt, es existieren nur sehr wenige Menschen auf dem Markt, die diese Kriterien erfüllen können.

4. Falsche Kanäle

Viele Unternehmer sind heute noch der Ansicht, dass eine Zeitungsanzeige genügt, um die passenden Mitarbeiter zu finden. Dies war vor 15 Jahren auch ausreichend. Jedoch lassen sich dort heute meistens keine oder nicht ausreichend qualifizierte Kandidaten finden. Bewerbungen laufen heute fast ausschließlich digital ab. Aktuell ändern sich die Kanäle, die zum Erfolg führen innerhalb von wenigen Monaten! Durch die hohe Bandbreite an Stellenportalen im Internet ist es empfehlenswert, möglichst viele davon zu bedienen. Damit wird bewerkstelligt, eine ausreichende Anzahl an Bewerbungen zu erhalten. Gute Personaldienstleister haben hier Flatrates bzw. können parallel eine Vielzahl (z. B. bis zu 50) an Kanälen bedienen. Daneben können zielgruppenabhängig auch Sonderaktionen nötig werden, um die richtigen Kandidaten zu erreichen. Beispiele hierfür sind Social-Media-Kampagnen oder eine Kartenaktion auf dem Parkplatz von einem Schnellrestaurant.

Unserer Erfahrung nach muss an die gesuchte Vakanz angepasst ein passendes Suchkonzept erarbeitet und die notwendigen Kanäle definiert werden. Der Vollständigkeit halber ist zu erwähnen, dass eine Direktansprache (Headhunting) durch die Unternehmen selbst durch das UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb) verboten ist. Für Personaldienstleister ist dies allerdings erlaubt und ein heute übliches Mittel, um an Spezialisten zu kommen. Den kompletten erfolgreichen „Werkzeugkasten“ zur Suche gibt eigentlich kein Unternehmen und auch kein Personalprofi bekannt.

5. Keine Vorteile/ Benefits aufgelistet

Die meisten attraktiven Bewerber befinden sich in einem festen Arbeitsverhältnis und haben keinen Druck, die Stelle zu wechseln. Somit müssen überzeugende Gründe geliefert werden, warum der potentiell neue Arbeitgeber interessanter sein kann, wie der bisherige. Bei diesem Punkt verkaufen sich viele Unternehmer unter ihrem Wert, da viele Vorteile für selbstverständlich gehalten und somit nicht erwähnt werden. Dabei hilft meistens ein Vergleich innerhalb und auch außerhalb der Branche, um festzustellen, dass deutlich mehr Vorteile existieren, als ursprünglich angenommen. Daneben haben sich gewisse Standards etabliert, die ein suchender Arbeitgeber nicht unterschreiten sollte. Als Beispiel soll hier der Urlaubsanspruch benannt werden. Hier haben sich 30 Tage p.a. etabliert. Wenn ein suchendes Unternehmen nur 25 bietet, hat er bzw. sie bereits einen entscheidenden Nachteil.

6. Keine Anpassung für mobile Darstellung

Wie oben bereits erwähnt, laufen Bewerbungen heutzutage digital ab. Vielmehr sogar auf mobilen Endgeräten, die oft am Abend auf der Couch vom Interessierten bedient werden. Liegt die letzte Aktualisierung der Webseite nun bereits einige Zeit zurück, kann es unserer Erfahrung nach häufig vorkommen, dass die Inhalte auf Smartphones und Tablets nicht mehr korrekt angezeigt werden. In der Folge sinkt die Anzahl an Bewerbungen deutlich. Das liegt daran, dass mögliche Interessenten sofort abgeschreckt werden und sich für alternative Angebote bewerben. Auch sollten die Inhalte und der Auftritt generell aktuell gehalten werden. Jeder Mitarbeiter möchte stolz auf sein Unternehmen sein. Er bzw. sie erwartet auf, dass sich das Unternehmen auch auf der heute so wichtigen digitalen Plattform professionell und vorteilhaft präsentiert. Interessant ist auch, dass diverse Unternehmen die gesuchten Positionen nicht einmal auf der Homepage auflisten oder die Suchen nicht aktuell halten.

7. Gesetzlich korrekte Ausschreibung

Bei der Ausschreibung eines Stellenangebots sind stets das allgemeine Gleichbehandlungsgesetz und weitere Vorschriften zu beachten. Sollten hier – oft ungewollt – Verstöße vorliegen, z. B. der unbegründete Ausschluss bestimmter Geschlechter, Alters- oder Randgruppen, kann dies zur Abmahnung und zu empfindlichen Strafen führen. Ferner nimmt sich das Unternehmen die Chance, einen ideal geeigneten Bewerber zu finden, der in dieser einen Kategorie ggf. nicht der Idealvorstellung entspricht.

Fehler bei Stellenausschreibungen – Conclusio

Die obige Auflistung ist keinesfalls abschließend, da es sich um ein sehr komplexes Themengebiet mit zahlreichen Facetten handelt. Haben Sie die obigen Vorschläge bereits umgesetzt und finden dennoch nicht die richtigen Bewerber? Dann gilt es, die richtigen Problemstellen zu identifizieren und zu beheben. Gerne laden wir Sie daher zu einem kostenlosen Erstgespräch ein. Dort lernen wir Ihre Anforderungen kennen und helfen Ihnen, den richtigen Bewerbenden zu finden. Wie wichtig das sein kann, zeigt erst die umgekehrte Sichtweise. Stellen Sie sich die Frage: „Welcher Umsatz und Ertrag geht mir verloren, weil ich den gesuchten Bewerbenden nicht zeitnah finde?“

Erst vor kurzem sagte ein Architekt (m/w/d) zu uns, dass er ein 10 Mio. Euro Projekt nicht realisieren konnte, da er nicht den benötigten Architekten einstellen konnte. Wenn er den verlorenen Ertrag betrachtet, dann sind die Kosten für die kompetente Suche eines Architekten (m/w/d) als lächerlich gering zu betrachten. Aber wer nicht sucht oder dem Thema Personal nicht die nötige Priorität einräumt, der kann auch nicht finden.